Puilt jouw agenda uit van de afspraken?
Heb je het gevoel dat je niet aan je werk toekomt?
Voel jij je schuldig omdat je weer geen tijd hebt gehad om naar de sportschool te gaan?
Of met je vrienden af te spreken?

Dan ben jij toe aan een overzichtelijke en werkbare agenda!

Aankomende week staat mijn agenda weer behoorlijk vol gepland. Leuke afspraken waar ik energie van krijg. Trainingen of webinars om mijn kennis te vergroten. Lunch en diner afspraken om bij te kletsen met mensen die ik liefst veel vaker zou spreken. De weken erna staan er slechts enkele afspraken in. En toch weet ik dat mijn agenda tegen die tijd weer aardig gevuld is.

Iedere dag komen er weer zoveel mogelijkheden op mij af. En de kans is groot dat ik geen tijd meer overhoud om aan mijn bedrijf en aan mijzelf te werken. Dat is een onhandige conclusie. Vooral omdat ikzelf het belangrijkste ben in mijn eigen leven. Daarnaast ben ik mijn bedrijf. Dus ook voor dat bedrijf wil ik voldoende tijd hebben.

Hoe ik het overzicht houd? Keuzes maken, iedere dag weer. En ja, dat kan betekenen dat ik een afspraak laat vervallen of een week opschuif. Het laatste wat ik wil namelijk is dat mijn lichaam uitgeput raakt. Wanneer dat gebeurt, kan ik niet meer helder denken. Krijg ik vooral last van een pijnlijke schouder en pijn in mijn onderrug. En voel ik mij onrustig. Probeer dan nog maar eens productief te zijn en je bedrijf draaiende te houden.

Herken jij jezelf?

Ik geef je graag een aantal stappen die jou helpen je agenda overzichtelijk te houden en waarmee je tijd voor jezelf en je bedrijf overhoudt.

  1. Maak een overzicht van wat jij echt belangrijk vindt
    Blok allereerst tijd in je agenda. Pak dan een vel papier of een bladzijde uit je notitieboek en schrijf zoveel mogelijk acties op die belangrijk zijn voor jou en je bedrijf. Pak de lijst een dag later weer op en vul deze aan waar nodig.
  2. Maak keuzes
    Gebruik je “belangrijke acties”-lijst om aan te geven hoe vaak je dit per dag/week/maand wilt doen en hoe lang deze actie gemiddeld duurt. Geef daarna prioriteiten aan de verschillende acties. Als je toch bezig bent bekijk dan nog eens goed of je alle acties wel zelf kan en wil uitvoeren. Of kun jij je tijd beter gebruiken door iemand anders te instrueren?
  3. Onderzoek wanneer jij de meeste energie hebt
    Wat zijn jouw gebruikelijke werktijden? En waarom werk je eigenlijk op dat moment? Zijn er andere tijden die beter bij jouw bioritme passen? Hoeveel uur besteed jij eigenlijk aan je werk? Als je gaat sporten, doe je dat het liefst in de ochtend of juist in de avond?
  4. Maak een planning
    Begin met het inplannen van de belangrijkste actie voor jezelf en de belangrijkste actie voor jouw bedrijf. Maak hierbij zo optimaal mogelijk gebruik van jouw energiemoment. Hoe zou het zijn om gelijk na het opstaan met jouw belangrijkste actie te beginnen?  Na je belangrijkste actie(s) volgen dan de overige onderdelen op jouw prioriteitenlijst.

‘Een gebrek aan tijd is een gebrek aan prioriteiten’ – Timothy Ferriss

Wees niet verbaasd als blijkt dat je veel minder tijd blijkt te hebben voor alle afspraken en vergaderingen die tot nu toe in jouw agenda stonden. Kun je een tijdlimiet stellen aan de afspraak? Of doe je besprekingen via Skype zodat je reistijd overhoudt.  Kan iemand anders jouw plaats innemen?  Hoeveel afspraken maak jij eigenlijk op een dag? En houd je dan nog genoeg tijd over om aan je bedrijf te werken?

Bundel acties en plan telefoontijd in. Laat anderen ook weten wanneer jouw telefoontijd is. Of spreek af wanneer jullie bellen. Zo voorkom je dat je langs elkaar heen blijft bellen. Besteed het aannemen van overige telefoontjes gedurende de dag uit.

Wist je dat je 20 minuten nodig hebt om weer volledig in je taak te komen nadat je email hebt bekeken? Alle reden dus om niet de hele dag je mailbox open te hebben. Plan daarom tijd – je hebt niet langer dan een half uur nodig- waarin je bewust je mailbox(en) doorwerkt. Onderneem actie bij elke email! Antwoord direct als dit in 2 minuten kan. En maak een regel voor emails waarbij je in de cc staat zodat deze automatisch in je cc-box terecht komen. Plan een taak in je agenda wanneer het beantwoorden van een specifieke email meer tijd vergt.

Sta jijzelf ook nog hoog op jouw prioriteitenlijst? Ga sporten of naar buiten om je hoofd leeg te maken en nieuwe ideeën op te doen. Ruim je kantoor en je huis op. Als je je niet hoeft bezig te houden met rotzooi of grote stapels papier krijg je vanzelf ook meer ruimte in je hoofd.  En maak gedurende de dag een lijstje van nieuwe acties die je later kunt inplannen.  Bundel waar mogelijk.

Neem een boek of tijdschrift mee om de tijd tussen 2 afspraken te kunnen lezen of neem je favoriete muziek mee. Zorg verder voor afspraken waar jij energie van krijgt! En niet geheel onbelangrijk, slaap genoeg!

Zelf heb ik iedere ochtend na mijn ontbijt een uur ingepland om aan mijn bedrijf te werken.  Pas daarna ga ik naar kantoor of naar een afspraak.  En ook de tijd om te sporten en te zingen staat in mijn agenda geblokt.  Net als de reistijd die ik nodig heb voor een afspraak.

Creativity rules!

 

 

Het is mijn missie belastingadviseurs en accountants te faciliteren op hun groeipad te komen zodat ze met plezier maximale prestaties kunnen leveren, voor zichzelf, hun bedrijf en hun klanten. Ik heb ruim 15 jaar als belastingadviseur gewerkt. Hierdoor weet ik wat er leeft. Jij kunt ervoor kiezen iedere dag hetzelfde pad te lopen. Of een keer het zijpad te nemen. Daar liggen jouw groeimogelijkheden. Aan jou de keus!

Deel via... ... of praat mee via onze

Leave A Reply